Regnskap og bilag for små foretak – det skattemyndighetene krever

Driver du næring, har du bokføringsplikt: alle inntekter og kostnader skal bokføres og dokumenteres med bilag. Regnskap, spesifikasjoner og bilag skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, avtaler og vesentlig korrespondanse i tre år og seks måneder.

Alle som driver næringsvirksomhet og skal levere skattemelding, har bokføringsplikt etter bokføringsloven § 2 – også et lite enkeltpersonforetak uten ansatte. Det betyr at hver inntekt og hver kostnad skal bokføres og kunne dokumenteres med et bilag. Bilagene skal oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret, og noe annet materiale i tre år og seks måneder. Fra 1. januar 2027 kommer nye krav om elektronisk faktura mellom næringsdrivende.

Denne artikkelen handler om det skattemyndighetene faktisk krever av et lite foretak, og om hva som skjer når regnskapet ikke holder i en kontroll.

Hvem har bokføringsplikt?

Bokføringsloven § 2 nevner tre grupper:

1. Alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, for eksempel aksjeselskaper.
2. Alle som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, for den virksomheten som drives. Her havner de fleste enkeltpersonforetak.
3. Alle som har plikt til å levere mva-melding.

Skattekontoret kan dessuten pålegge bokføringsplikt i enkelttilfeller, for to år av gangen, overfor noen som antas å drive næring. Det er altså ikke slik at du «slipper regnskap» fordi foretaket er lite. Det som varierer med størrelsen, er hvor omfattende rapporteringen er – et enkeltpersonforetak uten regnskapsplikt skal ikke lage årsregnskap, men det skal ha bokføring og bilag som dokumenterer tallene i skattemeldingen.

Usikker på om aktiviteten din er næring i det hele tatt? Det avgjør om du er bokføringspliktig etter annen gruppe, og det er forklart i hobby eller næring.

Hva betyr bokføringsplikten i praksis?

Alt som trengs for skattemeldingen, skal bokføres

Etter bokføringsloven § 7 skal du bokføre alle opplysninger som trengs for å lage spesifikasjonene til den pliktige rapporteringen – for et enkeltpersonforetak først og fremst næringsspesifikasjonen i skattemeldingen og eventuelt mva-meldingen. Næringsspesifikasjonen har erstattet den gamle næringsoppgaven.

Hvor ofte?

Bokføringen skal skje «så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier». Den skal være à jour innen fristene for pliktig rapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Er du mva-registrert med tomånedlige terminer, må bokføringen derfor være oppdatert før hver mva-frist. Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det brukes fast kasse.

Hvert tall skal ha et bilag

Bokføringsloven § 10 sier at bokførte opplysninger «skal være dokumentert», og at dokumentasjonen skal ha et korrekt og fullstendig innhold. Dokumentasjonen skal ikke endres etter at den er utstedt. Har du oppdaget en feil etter at fristene er ute, skal den rettes med en ny, dokumentert postering – ikke ved å endre eller slette den gamle (§ 9).

Hva skal en faktura inneholde?

Når du selger noe, er det du som lager bilaget. Bokføringsforskriften § 5-1-1 krever at salgsdokumentet minst inneholder:

• nummer og dato
• hvem som er partene – for selger minst navn og organisasjonsnummer, med «MVA» etter nummeret hvis du er mva-registrert
• hva som er levert, og hvor mye
• tidspunkt og sted for leveringen
• pris og betalingsfrist
• eventuell merverdiavgift, oppgitt i norske kroner

Er selger et aksjeselskap, skal også ordet «Foretaksregisteret» stå på fakturaen. Fakturaene skal nummereres i en kontrollerbar rekkefølge, slik at det går an å etterprøve at alt salg er tatt med. Hull i nummerserien er noe av det første en kontrollør ser etter.

For kjøp er bilaget fakturaen eller kvitteringen du får fra leverandøren. Får du ikke et ordentlig bilag – for eksempel ved kjøp fra en privatperson – må du lage dokumentasjon selv som viser hva du kjøpte, av hvem, når og for hvor mye. Uten gyldig bilag ryker også fradraget for inngående mva; se merverdiavgift.

Hvor lenge skal du ta vare på bilagene?

Oppbevaringstiden står i bokføringsloven § 13 annet ledd:

«Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.»

Fristen løper fra utgangen av regnskapsåret, ikke fra datoen på bilaget. En kvittering fra januar 2026 skal altså oppbevares like lenge som en fra desember. Det er en vanlig misforståelse at alt skal oppbevares i ti år. Det står ikke i bokføringsloven. Men har et bilag betydning for skatten i senere år – for eksempel kjøpet av et driftsmiddel som avskrives over mange år – trenger du det så lenge det har betydning for skatten. Se avskrivninger.

Materialet skal oppbevares i Norge, ordnet og sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Det skal kunne legges fram for kontrollmyndighetene i hele perioden, i lesbar form og slik at det kan skrives ut på papir.

Digitale bilag: kan papiret kastes?

Ja, med visse vilkår. § 13 annet ledd tillater at originalt regnskapsmateriale erstattes ved overføring til andre medier, «hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes». En skannet eller fotografert kvittering kan altså erstatte papiret, så lenge bildet er lesbart og sikret.

Elektroniske fakturaer er allerede digitale. Fra 1. januar 2027 sier loven at elektronisk faktura skal oppbevares «i sitt opprinnelige format». Det holder altså ikke å ta vare på en PDF-utskrift av en e-faktura.

Dette endres fra 2027

Stortinget vedtok i juni 2026 en lov om pliktig digital bokføring og e-fakturering (lov 19. juni 2026 nr. 39). Den settes i kraft i flere steg, og Skattedirektoratet har fastsatt utfyllende regler i bokføringsforskriften (forskrift 29. september 2026 nr. 1933):

For deg som fakturerer bedrifter fra et enkelt tekstbehandlingsprogram, er 2027 det viktigste årstallet: en PDF på e-post er ikke en elektronisk faktura i lovens forstand. Det småskalaunntaket som gjelder under 50 000 kroner, krever bare e-faktura ved salg når faktureringssystemet ditt har den funksjonen. Det finnes flere unntak og overgangsregler i forskriften, så sjekk Skatteetatens veiledning før du bytter løsning.

Når Skatteetaten kontrollerer regnskapet

Bokføringsloven § 14 pålegger deg å gi kontrollmyndighetene nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet. Har du satt bort regnskapet til en regnskapsfører, gjelder plikten også for regnskapsføreren. Hvordan en kontroll foregår, er beskrevet i kontroll fra Skatteetaten.

Holder ikke regnskapet, får det følger i flere ledd:

• Skjønnsfastsetting. Er grunnlaget for skatten mangelfullt, kan Skatteetaten fastsette inntekten etter skjønn (skatteforvaltningsloven § 12-2). Da er det i praksis du som må dokumentere at skjønnet er for høyt – og det er vanskelig uten bilag. Se skjønnsfastsetting.
• Tilleggsskatt. Har du gitt uriktige eller ufullstendige opplysninger som kan gi en skattefordel, er tilleggsskatten 20 prosent av fordelen, og ved forsett eller grov uaktsomhet kan den skjerpes med ytterligere 20 eller 40 prosent. Se tilleggsskatt.
• Straff. Bokføringsloven § 15 viser til straffeloven §§ 392 til 394 for brudd på bokføringsreglene.

Har du oppdaget mangler selv, er det bedre å rydde opp før Skatteetaten tar kontakt. Frivillig retting kan gi fritak for tilleggsskatt.

En enkel rutine for et lite foretak

1. Egen bankkonto for næringen. Det gjør bokføringen og avstemmingen langt enklere.
2. Bilag inn med en gang. Fotografer eller last opp kvitteringer samme dag.
3. Bokfør minst hver mva-termin – og senest hver fjerde måned.
4. Avstem banken mot regnskapet ved hver bokføring, så du finner bilag som mangler.
5. Nummerer fakturaene i én serie og la være å slette en faktura – lag heller en kreditnota.
6. Sikkerhetskopi. Materialet skal være sikret mot tap i fem år.

Rutinen gjør også skattemeldingen for næringsdrivende enklere, fordi tallene i næringsspesifikasjonen henter du rett fra bokføringen. Er du i ditt første år med eget firma, finnes en samlet oversikt i første år med eget firma, og den eldre artikkelen en guide til MVA-betaling for bedrifter tar for seg mva-delen.